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法規內容

法規名稱: 臺中市政府警察局檔案管理作業規範
公發布日: 民國 103 年 06 月 24 日
發文字號: 中市警秘字第1030057655號 函
法規體系: 臺中市法規/警察類
圖表附件:
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壹、總則

一、臺中市政府警察局(以下簡稱「本局」)檔案之管理,為了推動實務
    運作標準化,期使本局檔案點收保管、檔案應用與清理銷毀作業更臻
    健全,特訂定本規範。

二、凡因處理本局公務或與公務有關之全部文書、圖表、電子類檔案,其
    存查及發文之公文,除另有規定外,一律送交秘書室檔案股編列檔案
    ,集中管理。

三、本規範專門用語之定義如次:
    (一)案 件:指未歸檔前之公文。
    (二)歸 檔:指將需存查及發文之公文送交秘書室檔案股編管。
    (三)案 卷:指經歸檔後整理編訂之檔案。
    (四)分 類:指根據案卷內容性質,將之歸入檔案分類表最適當之類
                目內。
    (五)分類號:指代表類目之號碼。
    (六)卷 號:指同一類目中不同各案卷次序之號碼。
    (七)編 目:指依案件所屬類目編製之目錄。

貳、歸檔與點收

四、應行歸檔之案件,各單位承辦人員應先加以檢查整理,同一性質之案
    件應予彙集,文件如有脫漏應予補齊,手續未完備者應予補備;抽存
    之附件及污損之處均予註明,用統一規定之格式詳載案由、收發文號
    、機密等級,送交秘書室檔案股檔案管理人員簽收。機密檔案其必須
    保持高度機密性之「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」文
    件,歸檔時應由承辦人員用機密檔案專用封套裝封,並應於封面上註
    明收發文單位名稱、年、月、日、字號及簡由,封口須由承辦人員蓋
    章後,送秘書室檔案股檔案管理人員編目歸檔。

五、國家機密文書機密等級區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」,
    本局一般公務機密文書列為「密」等級,其機密等級之核定、提前解
    密或延長保密期限,應由該公文承辦單位主管於必要之最小範圍內為
    之。

六、檔案管理人員對歸檔案件應逐案逐件清點核對,其要領如次:
    (一)核對存查、發文清單之文號是否與案件符合。
    (二)檢閱文首、文尾及騎縫印,以判斷文件是否齊全。
    (三)檢查附件是否齊全。
    (四)檢查原件文書處理手續是否完備,有無漏核、漏判、漏印、漏會
        、漏發等情形。
    (五)檢查有無污損。
    (六)機密檔案之封套是否填寫完整正確。
    (七)檔案人員於清點歸檔案件時,發現有前項各款或其他疑問時,應
        先向承辦人員洽詢,視其情形予以退請補正檢齊。

七、下列文件、物品應不予點收保管:
    (一)現金、有價證券以及其他貴重物品。
    (二)體積笨重、流質、氣體或易燃之爆炸品,腐蝕、消耗以及不適於
        保管者。
    (三)無關公務而又無參考價值之文件、便條及紙片等。
    (四)其他無參考價值之例行文件。

叁、立案、整理與編目

八、檔案管理人員清點歸檔案件無誤後,應將案件整理並於公文整合系統
    中立案編目。

九、本局檔案,依照「內政部警政署檔案分類暨保存年限基準表」加以分
    類立案編目。

 

肆、存放與保管

十、編製就緒之案件於納入案卷後,依其類別及檔號次序排列檔案櫃,順
    序存放。機密檔案之存放應與普通檔案分開,並依機密等級分別採用
    專櫃典藏及派專人管理,機密檔案如有附件,應加註原機密文書編號。

十一、存放歸檔案件之庫房應採取下列保護措施:
      (一)庫房宜採單一出入口門禁管制。
      (二)非檔案管理人員,未經許可不得進入檔案庫房內。
      (三)煙火等易燃或危險物品禁止攜入。
      (四)庫房管理人員定期進行庫房例行檢查。

十二、受損之檔案於無法修復或歸還時,應報准銷案;對於有補抄之必要
      者加以補抄,並將經過在目錄上註明。

伍、檢調與歸還

十三、調閱案卷,應依下列規定辦理:
      (一)由調卷人填具線上或紙本調案單交由檔案管理人員調取。
      (二)調閱案件,以掃描成電子影像,線上閱覽為主,其他必要情形,
          以紙本交付。

十四、調閱案件以調閱本單位主辦之案件為限,倘須調閱不屬於本單位之
      案件時,應經原案件主管單位之同意會章後始得調取。

十五、本局各級人員離職時,員警離職傳知單應經秘書室檔案股主管核章
      後,始完成離職手續。

 

陸、保存與銷毀

十六、檔案之保存年限區分如下:
      (一)永久保存類。
      (二)定期保存類。

十七、本局之下列檔案永久保存:
      (一)關於本機關內部規章。
      (二)關於單位之設立、調整或裁併案件。
      (三)關於施政方針計畫及報告。
      (四)關於本機關大事紀。
      (五)關於人事任免、退休、撫卹等案件。
      (六)關於印信啟用及製換發案件。
      (七)會計憑證、帳冊銷毀案件。
      (八)其他有關歷史文獻可供永久查考之案件。

十八、定期保存之檔案,除另有規定外,應依據「內政部警政署檔案分
      類暨保存年限基準表」分類,計分二十年、十五年、十年、五年
      及三年五種。

十九、撰擬文稿人員於擬稿時,應視文件性質,在文稿左上角「保存年
      限」欄內填寫保存年限,經核判無變更者即為確定。文稿漏填保
      存年限者,應退請補填。

二十、保存年限屆滿之檔案(含機密檔案),應由檔案管理人員編製檔
      案銷毀清單經權責長官核准後,檔案管理人員應制定檔案銷毀計
      畫,整理檔案銷毀目錄,提供史政機關檢選。

二十一、應將擬銷毀之檔案銷毀計畫、檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告,
        函送檔案管理局審核。

二十二、已銷毀之檔案,其光碟資料仍應保存。全案銷毀者,應在目錄
        上加註「某年月日銷毀」字樣。

二十三、銷毀檔案之目次表,應依檔號次序另行建檔,以備參考。