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法規內容

法規名稱: 臺中市政府消防局檔案管理作業要點
公發布日: 民國 103 年 05 月 22 日
發文字號: 中市消秘字第1030021127號 函
法規體系: 臺中市法規/消防類
圖表附件:
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壹、總則
一、臺中市政府消防局(以下簡稱本局)為推展與執行檔案管理業務,健
    全檔案管理作業,提供優質檔案應用服務,發揮檔案功能,特依檔案
    法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
二、本局檔案管理,除檔案法及相關法規另有規定外,依本要點規定辦理。
三、本局檔案管理,由秘書室統一規劃,以集中管理為原則。

貳、檔案點收
四、本局各科、室、中心(以下簡稱各科室中心)辦畢案件,案件以原件為
    原則,有附件者,每一種以一份為限。承辦單位應於五日內,併同歸
    檔清單如附件一送檔案管理單位點收歸檔。歸檔清單一式二份,檔案
    管理單位簽收後,各執一份備查。
五、機密案件歸檔時,承辦人員應另以機密檔案專用封套裝封如附件二,
    依規定填寫相關欄位,並於彌封處加蓋職名章後,送至本局專門委員
    核章。
六、歸檔案件如有下列情形之一者,檔案管理單位應列印歸檔案件退件清
    單如附件三,將其退回承辦單位補正:
   (一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。
   (二)案件污損或內容不清楚。
   (三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
   (四)案件未編列文號或文號有誤者。
   (五)案件未填註保存年限或分類號者。
   (六)案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
   (七)案件有二頁以上,未蓋騎縫章者。
   (八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋樣張或註銷之字樣者。
   (九)案件與歸檔清單之登載不符者。
   (十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
七、各科室中心辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者,應定期列印逾期未歸
    檔案件稽催單如附件四,以電話聯繫或發函稽催請其歸檔。
八、檔案管理單位應每月統計檔案歸檔數量,製成歸檔案件數量統計報表
    如附件五,於次月五日前簽報權責長官核閱,作為日後檔案管理業務
    之參考。

參、立案與編目
九、各科室中心檔案分類表得與保存年限區分表結合編訂,依其職掌之業
    務性質區分類 、綱、目、節、項,並定期檢討修正之。
十、立案立卷編目應依下列規定辦理:
   (一)歸檔案件依年度及分類號立案立卷編目,並註明檔號。
   (二)附件以隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原稿加蓋
         附件另存之戳記,註記附件序號,並於附件本身及附件封面註
         記序號、單位、檔號、文號、附件名稱及數量後套封,案卷目
         次表應註明附件序號及名稱。
十一、檔案管理人員應對檔案法施行前未屆滿保存年限之檔案進行回溯建
      檔。
十二、檔案目錄應以電子形式編製,並依檔案管理局規定期限前,將檔案
      目錄彙送檔案管理局。

肆、整理與保管
十三、 每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限,厚度以三公分為原則,
       按目次號大小依序排列整齊,首頁應放置案卷目次表如附件六,
       案卷前後加裝封面如附件七及封底。
十四、整理檔案應注意下列事項:
     (一)檔案上加附之金屬物應予去除,如有皺摺,應予理平,如有
           破損,應予修補,裝訂時不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案
           或妨害閱讀。
     (二)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公
           文用紙,並經權責長官核可後併案裝訂。
     (三)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持
           整齊;過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案內容;
           未達規定標準者,應以公文用紙襯貼。
     (四)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應
           以公文用紙襯貼,不得脫離原件。
十五、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架:
    (一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。
    (二)檔案應依紙質類、攝類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不
          同媒體型式分區分類保管。
    (三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至
         下直立排列。
    (四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
    (五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定期
          查檢有無標示脫落或需更改等情事。
十六、機密檔案應與一般檔案分別存放,並應另備保險箱或其他具安全
      防護功能箱櫃,裝置密鎖存放之,並指定專人負責管理。
十七、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員未經許可,
      不得擅自進入,並定期實施清潔消毒及蟲鼠黴菌之防治。

伍、檔案檢調
十八、申請借調檔案時,得以案件或案卷為單位,由調案人填具調案單
      如附件八,檔案管理單位對調出之檔案得於裝訂處加貼亮光貼紙
      或逐頁加蓋騎縫章。
十九、依法有權調用檔案之機關,應備函載明法律依據、調用目的及調
      用期間,由業務承辦單位依來函簽辦,經本局權責長官核准後,
      向檔案管理單位辦理調卷,並負稽催之責。
二十、借調檔案應於十五日內歸還,期滿仍需繼續使用,應提出展期申
      請,每次展期日數同借調期限。借調(展期)期間最長以七日為
      限展期次數超過三次者,仍需使用檔案時,應先行歸還檔案後,
      再依前項規定辦理借調。
二十一、機關間借調檔案展期應備函提出請求,由業務承辦單位依來函
        簽辦,經本局權責長官核准後辦理。
二十二、機密檔案之借調、展期應依前三點規定辦理,惟每次借調(展
        期)期間最長以七日為限。
二十三、檔案歸還時,檔案管理人員應詳加檢查檔案完整無誤後,將調
        案單歸還調案人。                               
二十四、對於已逾歸還期限且未辦理展期者,檔案管理人員應定期列印
        逾期未歸還檔案稽催單如附件九向調案人或所屬單位辦理發函
        催歸。
二十五、檔案管理人員應每月統計調案數量,製成調案數量統計表如附
        件十,於次月五日前簽報權責長官核閱,作為日後檔案管理業
        務之參考。

陸、檔案應用
二十六、申請閱覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由為之,各科室
        中心非有法律依據不得拒絕。
二十七、檔案應用依本局受理民眾申請閱覽、抄錄、複製檔案標準作業
        程序辦理。

柒、檔案清理
二十八、每年應辦理檔案清查一次,以利辦理後續銷毀、移轉或其他必
        要之處理。
二十九、機密檔案未經解密,不得銷毀。
三十、本局已屆保存年限之檔案,檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄送
      會相關單位,如無延長保存必要者,應制定檔案銷毀計畫如附件
      十一併同檔案分類及保存年限區分表,函送本府文化局選取具文
      獻參考價值檔案後,轉送本府層送檔案管理局。
三十一、本局移轉永久保存之檔案,屆滿移轉年限之檔案,應先辦理檔
        案保存價值鑑定,經鑑定仍具永久保存價值者,應編製檔案移
        轉目錄,送臺中市政府層送檔案管理局。

 

捌、附則
三十二、本局每年度得舉辦檔案管理教育訓練,提昇檔案管理人員專業
        素養,以增進檔案管理之品質,並定期參觀榮獲金檔獎機關,
        以精進檔案管理相關作業。
三十三、檔案申辦受理時間除例假日及國定假日外,為星期一至星期五
        上午八時三十分至十二時;下午一時至四時三十分;如有其他
        特殊原因停止開放時,另行公告周知。