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法規內容

法規名稱: 臺中市政府地政局暨所屬機關多功能事務機器使用保密要點
公發布日: 民國 102 年 10 月 15 日
發文字號: 中市地政字第1020040736號 函
法規體系: 臺中市法規/地政類
圖表附件:
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一、臺中市政府地政局(以下簡稱本局)為有效管制本局暨所屬機關使用多
    功能事務機器處理機密及敏感文書處理程序,以免公務資訊外洩,造
    成機關損害,特訂定本要點。

二、本要點所稱之多功能事務機器係指集印表機、掃描器、影印機、傳真
    機及電子郵件等多功能事務於一身的辦公設備。

三、本局及所屬機關設置有多功能事務機器者,均應指定管理人員負責維
    護並管理之。

四、針對多功能事務機器使用上各環節之作業流程,應依下列管理措施維
    護管理。
   (一)維修流程之管理措施
      1、使用單位或保管單位應先行備份「硬碟機密資料」後,向總務
         單位申請維修,由總務單位依規辦理採購事宜;無法備份時,
         應協請資訊人員協助。
      2、次由資訊人員先行初步維修及判定是否需要送修,若需送修,
         資訊人員應確認「硬碟機密資料」無洩密之虞時,再交由總務
         單位進行送修手續。
      3、資訊人員填寫送修紀錄。
   (二)報廢流程之管理措施
      1、使用單位或保管單位應先行備份「硬碟機密資料」,並簽奉一
         層核可後,向總務單位申請辦理報廢;無法備份時,應協請資
         訊人員協助。
      2、資訊人員應確認該設備「硬碟機密資料」完全清除後,再交由
         總務單位進行報廢手續。
      3、資訊人員填寫銷毀紀錄。

五、因公務需要而影印、列印之資料,若屬機密文件者,應依「臺中市
    政府文書處理實施要點」第153點第3項規定辦理。

六、機密文件資料不得使用傳真機傳送,但如機密性文件因時效性需要
    ,確有使用傳真機傳送之必要時,應先以電話確認接收單位與人員
    後再行傳送,傳送完畢應再次電話確認並核對張數,傳送過程中傳
    送人與接收人應全程在場,嚴禁使用自動傳送功能。

七、禁止透過網際網路(如電子郵件)傳送機敏會議資料;惟若確因公
    務需要透過網際網路傳送者,應刪除涉密內容,該部分資料則另採
    書面發送並經簽收程序。

八、使用多功能事務機器若造成洩密情事發生,應立即通知相關單位妥
    善處理,並通報本局政風室。

九、本要點奉首長核定後實施,如有未盡事宜,得隨時修正補充之。