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法規內容

法規名稱: 臺中市政府文化局及所屬機關落實檢舉人或陳情人身分保密要點
公發布日: 民國 102 年 08 月 06 日
修正日期: 民國 105 年 04 月 19 日
發文字號: 中市文政字第1050008324號 函
法規體系: 臺中市法規/文化類
圖表附件:
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一、臺中市政府文化局(以下簡稱本局)為落實檢舉人或陳情人身分保密
    ,使民眾勇於檢舉或陳情不當不法情事或提出相關建言,特訂定本要
    點。
二、檢舉或陳情案件係指以書面(包括電子郵件及傳真等)或言詞等方式
    向本局或本局所屬機關提出檢舉或陳情者。
三、本局及所屬機關受理檢舉或陳情案件,應由本局密件收發人員或各單
    位主管(以下簡稱專責人員)辦理檢舉人或陳情人身分保密事宜。
四、受理具名檢舉或陳情案件,其檢舉人或陳情人身分保密之作業流程如
    下:
  (一)本局及所屬機關所受理之具名檢舉或陳情案件,由收發人員登錄
        、編號後,親持或密封送請權責業務主管密分權責業務承辦人處
        理。收發人員登錄之內容不得顯示檢舉人或陳情人姓名或其他足
        資作為身分辨識之資料。
  (二)專責人員接獲具名檢舉或陳情案件,應親自檢視其內容,無須保
        密者,逕交權責業務承辦人處理。須保密者,應責請承辦人將檢
        舉或陳情函件隱去足資辨識身分之相關資料後,依業務權責相關
        規定處理,前開處理程序應確保檢舉(陳情)人保密事宜。
  (三)檢舉陳情案件需移請相關單位處理或簽會其他單位時,應視有無
        保密必要,依第二款規定辦理。如有聯繫檢舉陳情人之必要,應
        由原承辦人代為聯繫檢舉陳情人;案件辦理完成時,亦應由原承
        辦人負責答覆檢舉陳情人。
  (四)民眾親至本局或本局所屬機關表明檢舉或陳情時,由首位接待之
        人員聯繫專責人員受理,專責人員應將檢舉或陳情內容製成書面
        資料,並請收發人員登錄、編號,依照第一款規定辦理後,交權
        責業務承辦人或移請相關單位處理。如須對檢舉人或陳情人製作
        檢舉或陳情紀錄時,應選擇適當、隱蔽場所實施訪談。
  (五)檢舉人或陳情人以電話向機關提出檢舉或陳情者,收話之人員應
        即依照前款規定辦理。
五、彌封歸檔之檢舉人或陳情人身分辨識資料及檔案,非經本局局長或授
    權人員同意,任何人不得閱覽或啟封;經核准閱覽或啟封者,應於申
    請文件註明原因、發生時間及知悉人員姓名。
六、承辦人辦理檢舉或陳情密件公文處理流程時,應將相關文件放置於專
    用密件公文夾內;離開時或下班後,應收妥並鎖置於辦公桌(櫃)內
    。密件公文於會簽或陳核時,承辦人應親自持送或放置機密公文傳遞
    封內辦理;並於會簽或批核後,由會簽單位或核定人通知承辦人親自
    攜回,中間不得假手他人,以避免無關之第三人知悉,導致洩密案件
    發生。因案情需要聯繫或訪談檢舉人或陳情人時,應注意相關人員身
    分保密細節。
七、檢舉或陳情公文簽辦過程應避免記載足以辨識檢舉人或陳情人身分之
    相關文字或內容。函覆處理結果時,應分函辦理,不得將檢舉人及被
    檢舉人或陳情人及被陳情人併列於同一公文受文者正、副本欄位;如
    需併列時,檢舉人或陳情人欄位不得列出真實姓名,應僅書名「檢舉
    人」或「陳情人」字樣。
八、函覆檢舉人或陳情人信件,不得使用印有本局或本局所屬機關字樣之
    外封套,以避免於郵遞過程中遭他人窺知檢舉人或陳情人身分。
九、專責人員或相關單位發現檢舉或陳情案情外洩、案卷遺失及可能洩漏
    檢舉人或陳情人身分等情事,應立即陳報本局局長或授權人員,並通
    知政風室協助研採緊急處理措施,以查明疏失責任歸屬。
十、政風室得不定期會同相關單位實施保密措施督導及檢查,以預防相關
    疏失之發生。