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法規內容

法規名稱: 臺中市政府都市發展局檔案申請應用作業要點
公發布日: 民國 102 年 05 月 22 日
發文字號: 中市都秘字第1020076034號 函
法規體系: 臺中市法規/都市發展類
圖表附件:
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一、臺中市政府都市發展局(以下簡稱都發局)為辦理有關民眾及他機關申
    請閱覽、抄錄或複製檔案之申請應用事項,特訂定本要點。
二、都發局有關檔案應用區分為一般公文檔案申請應用及建管檔案申請應
    用兩類。
三、申請人申請閱覽、抄錄或複製一般公文檔案,應填具申請書(如附表
    一)並敘明理由向都發局提出申請。
    申請人申請補發使用執照、影印建管圖說及調閱建管檔案應填具申請
    書(如附表二)向都發局提出申請。
    前兩項申請書得以親自持送或以書面通訊方式為之。
四、都發局受理民眾申請一般公文檔案應用,經文書單位收文掛號後,依
    檔案性質分由各業務單位辦理。
    業務單位辦理方式如下:
    (一) 業務單位檢查申請案件是否符合規定,如有不合規定或資料不
         全者,應通知申請人七日內補正;逾期不補正或不能補正者,
         得駁回申請。申請案件之准駁,應自受理之日起三十日內以書
         面通知申請人。其駁回申請者,並應敘明理由。如有補正資料
         者,自申請人補正之日起算。
    (二) 業務單位辦理檔案應用申請案,應先檢視申請書內容,依機關
         檔案檢調作業要點規定向檔案管理單位辦理調案,並填寫審核
         通知書併同申請審核表(如附表三)簽陳都發局權責長官核示
         後通知申請人,並副知檔案管理單位。
    (三) 檔案含有應限制公開或提供之情形者,應僅就其他部分公開,
         檔案如有部分抽離或遮掩之必要者,應於申請審核表中註明。
    (四) 都發局檔案應用申請准駁依檔案法第十八條、政府資訊公開法
         第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。
    (五) 申請人應於指定日期親至指定處所閱覽、抄錄或複製檔案,並
         應出示審核通知書、備有本人照片之身分證明文件及其他相關
         證明文件,依規定完成登記程序後,始得進入都發局指定之檔
         案應用處所。
    (六) 申請人應用檔案原件時,應由業務單位指派人員陪同為之。
    (七) 抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及其相關
         規定辦理。
    (八) 業務單位將檔案交付申請人使用,應請其於檔案應用簽收單(
         如附表四)簽名。
五、都發局受理民眾申請建管檔案應用,經秘書室收文處理進行審核,
    辦理方式如下:
(一) 檔案管理單位檢查申請案件檢附證件是否符合規定,如有不合規
     定或資料不全者,應通知申請人七日內補正;逾期不補正或不能
     補正者,得駁回申請。
(二) 申請案件經審核後准許補發使用執照或影印圖說者,使用執照之
     補發於一個工作天內完成並通知民眾領取;建管檔案圖說之影印
     於三至五個工作天內調檔印圖並通知民眾領取。如有特殊情形致
     延遲領取時間,以電話聯絡申請民眾。
(三) 申請人應於指定日期親至指定處所領取檔案或閱覽,並應出示申
     請書第二聯及申請人印章,始得領取檔案。
(四) 申請人閱覽建管檔案原件時,應由檔案管理人員陪同為之。
     都發局秘書室如無法判斷申請人資格及所申請圖說是否可提供應
     用之案件,則由各業務單位受理審核,並將准駁結果以書面通知
     申請人。
六、政府機關申請檔案應用之辦理方法如下:
(一)依法有權調用檔案之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、
    調用目的及調用期間,由業務單位依來函簽辦,經本機關權責長
    官核准後,向檔案管理單位辦理調卷,並負責稽催之責。
(二)申請借調檔案時,應以案件或案卷為單元,並由調案人填具調案
    單向檔案管理單位調卷。
七、申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應遵守檔案法有關規定,並不得
    有下列行為:
(一) 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
(二) 拆散已裝訂完成之檔案。
(三) 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
(四) 攜帶食物、飲料、刀片、墨汁及修正液等易汙損或破壞檔案之
     物品。
(五) 未經許可,擅自將檔案之一部或全部攜離開閱覽處所。
     有違反前項各款情形者,停止其應用檔案;涉及刑事責任者,
    移送該管檢察機關偵辦。
八、申請人進入檔案應用處所,應注意事項如下:
(一)禁止吸菸、飲食、喧嘩之行為。
(二)不得破壞環境整潔。
(三)禁止攜帶原子筆、毛筆等易塗損檔案之文具。
(四)抄寫檔案時,以使用鉛筆、可攜式電腦或媒體為限。
(五)禁止攜帶私人物品。
(六)禁止擅自接用電源及連接本局網路系統。
(七)都發局提供應用之器材須妥慎維護,不得破壞。
    前項第四款可攜式電腦或媒體之使用,非經許可不得為之,其使
    用應遵守都發局資訊安全政策相關規定。申請人如有必要暫離檔
    案應用處所,應將檔案交由業務單位人員保管。
九、檔案應用完畢,業務單位或檔案管理單位應當場檢視申請人歸還
    檔案之完整性及是否有不當破壞情形,並依規定辦理調案歸還;
    如有污損、破壞等不當使用情形,應於檔案應用簽收單註記後並
    依相關規定辦理。
十、申請人應用檔案應於當日歸還,如未能於當日應用完畢者,業務
    單位應於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,另日再
    行調閱。
十一、申請人閱畢檔案應歸還業務單位並經點收無訛後,業務單位應
      於檔案應用簽收單上註記還卷並將一聯交付申請人。
十二、都發局檔案申辦受理時間除例假日及國定假日外,為星期一至
      星期五上午八時三十分至十二時;下午一時至四時三十分;受
      理閱覽時間為星期一至星期五上午九時至十一時;下午二時至
      四時;如有其他特殊原因停止開放時,另行公告周知。