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法規內容

法規名稱: 臺中市政府新聞局檔案檢調作業要點
公發布日: 民國 102 年 05 月 22 日
發文字號: 中市新秘字第1020003167號 函
法規體系: 臺中市法規/新聞類
圖表附件:
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一、臺中市政府新聞局(以下簡稱新聞局)為辦理新聞局及他機關借調或
    有權調閱檔案的機關等調用檔案作業事項,特訂定本要點。
二、新聞局各科室承辦人借調檔案應依下列原則及程序辦理後,送秘書室
    調取:
    (一)借調檔案以與承辦業務有關者為限,並經單位主管核准。
    (二)因業務需要,借調他單位案件,應先經單位主管核章後,送會
          原案件業務承辦單位主管同意,或簽請局長或其授權人員核准
          。
    (三)因業務需要,借調他單位機密檔案,應先經單位主管核章後,
     送會原案件業務承辦單位主管同意,並經局長或其授權人員核准。
三、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者,借調時,非有必要,應避免使
    用檔案原件。
四、機密檔案借出時,應注意其安全維護;必要時得採取外加封套或機密
    檔案傳遞專用箱盒(袋)等防護措施。
五、新聞局各科室承辦人借調申請方式︰
    (一)線上申請︰登入公文整合系統查詢,登錄檔案檢調資訊,並依
          本要點完成申請調案程序。
    (二)紙本申請︰填列新聞局調案單,並依本要點完成申請調案程序
          ,送秘書室申請調取。
六、有權調閱之機關,調用檔案應備函載明法律依據、調用目的及調用期
    限;法院具有行使強制扣押權得不備函之情形時,檔案管理人員經簽
    奉局長或其授權人員核准後,以提供複本為原則,若有調用原件之必
    要,應當場清點檔案數量並請調用人簽章。
七、他機關依法調用檔案時,應由業務承辦單位依來函簽奉局長或其授權
    人員核准後,辦理檔案調用作業,用畢應速歸還;屆期如無法依限歸
    還,應由業務承辦單位依規定程序向秘書室辦理展期。
八、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆散、
    污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案
    內容之情事。
九、一般檔案歸還時,檔案管理人員應當場檢查檔案狀況,確認歸還檔案
    齊全且內容無誤後,於調案紀錄上之歸還日期欄簽註還案日期,並俟
    所借調檔案全數歸還後,始得退回調案單。
十、機密檔案歸還時,調案人應在機密檔案專用封套簽章後密封,並加註
    歸還日期。
十一、調案人歸還檔案原件時,若有污損、損壞等無法修復之情形者,檔
      案管理人員應於目次表上註記檔案狀況,並簽請局長或其授權人員
      議處。
十二、一般檔案借調或調用以十五日為限,機密檔案以七日為限,調案人
      應於調案期限內歸還。屆期如需繼續使用,一般檔案應於調案歸還
      日前經業務承辦單位主管同意;機密檔案應於調案歸還日前經局長
      或其授權人員同意,始得向秘書室提出展期申請。展期次數以三次
      為限,展期次數超過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,
      再依規定辦理借調。
十三、對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦理稽催;經洽催三
      次仍未歸還時,應將該調案人及稽催情形簽請局長或其授權人員議
      處,並暫停調案人再借檔案至歸還為止。但因業務需要,得由單位
      主管調檔。
十四、新聞局人員離職時,人事單位應知會秘書室,以檢查其檔案調閱情
      形,並要求將所有調閱檔案全部清查歸還,不得轉借。承辦他機關
      向本機關借調或因依法調用之檔案,其未屆滿歸還期限時,應依相
      關規定列為職務移交事項。
十五、本要點未規定者,依機關檔案檢調作業要點及機密檔案管理辦法等
      規定辦理。