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法規內容

法規名稱: 臺中市政府勞工局內部檔案借調須知
公發布日: 民國 102 年 04 月 29 日
發文字號: 中市勞秘字第1020017584號 函
法規體系: 臺中市法規/勞工類
圖表附件:
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一、臺中市政府勞工局(以下簡稱本局)為有效辦理內部員工檔案借閱事項
    ,特訂定本須知。
二、本局員工申請借調檔案,應於公文系統列印調卷單並經主管核章後,
    向本局秘書室提出借調。
三、借調檔案以與承辦業務有關者為限。因業務需要,借調非主管案件時
    ,應送會承辦業務主管同意。
四、核准借調之檔案,上午送件者,當日調卷,下午送者,隔日調卷。借
    調檔案非當年度者,應於每周一及周三下午前送件申請調卷,俾利進
    行調卷作業。
五、借調人應於借調歸還期限前辦理還卷。借調一般檔案應於15日內歸還
    ,機密檔案應於7日內歸還。屆期如需繼續使用,應提出展期申請,
    經單位主管核章後,知會本局秘書室,始得為之,且每次借調展期天
    數為15天,以1次為限。
六、對於逾期未歸還之檔案,本局秘書室定期辦理稽催;經洽催二次仍不
    歸還時,將該借調人及稽催情形移請單位主管列為平時考核扣分之依
    據。
七、借調人退休、調(離)職前,應將所借檔案全部清查歸還。
八、借調人應妥善保管檔案及保持檔案資料之完整性,不得發生下列情形:
(一)遺失、拆散或檔案缺頁。
(二)沾有食物、飲料、墨汁及修正液等污損或破壞檔案之物品。
(三)添註、增加、塗改、更換、抽取、圈點等變更檔案內容。
(四)轉借、轉抄或非法提供他人閱覽。
(五)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
   有違反前項各款情形者,經查證屬實,將取消借調。
九、違反前項(二)、(三)規定者,移請單位主管作為平時考核之依據,
    並記錄之;違反前項(一)、(二)、(五)規定者,依情節輕重,簽請局
    長予以處分。
十、歸還檔案時應將調卷單一聯由借調人收執,另一聯由本局秘書室備查
    。歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時,應即退回予借調人補齊,並確認
    借調檔案全數歸還,始得退還調卷單。
十一、本局內部檔案借調流程圖(如附件一)。
十二、本須知奉局長核定後實施,修正時亦同。