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法規內容

法規名稱: 臺中市政府水利局檔案檢調作業要點
公發布日: 民國 102 年 01 月 10 日
發文字號: 中市水秘字第1020001175號 函
法規體系: 臺中市法規/水利類
圖表附件:
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一、臺中市政府水利局(以下簡稱本局)為辦理本局及他機關借調或有權
    調用檔案的機關借調檔案作業事項,特訂定本要點。
二、本局各科室承辦人借調檔案應依下列原則及程序完成核准後,送本局
    秘書室辦理調卷:
    (一)限業務承辦之編制人員、約聘僱人員及業務助理。
    (二)調案單須經直屬單位主管核准。
    (三)借調密件,須經局長或其授權人員核准。
    (四)因業務需要,借調非主管案件時,應先經該單位主管核章後,
          送會承辦業務主管同意,或簽請局長或其授權人員核准。
    (五)借調檔案原件時,須經局長或其授權人員核准。
三、有權調閱之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及調
    用期間,以為本局承辦單位簽辦之依據。
四、他機關或依法調用檔案時,應由承辦單位依來函簽辦,陳請局長或其
    授權人員核准後,辦理檔案調出作業;用畢應速歸還,屆期如無法依
    限歸還,承辦單位應規定辦理展期,依法調用者應請調用機關來函展
    延歸還檔案期限。
五、本局人員調案申請方式︰
    (一)線上申請︰登入公文整合系統查詢,登錄檔案檢調資訊,傳送
          單位主管簽核後,完成申請調案程序。
    (二)紙本申請︰填列本局調案單,經單位主管核章後,送本局秘書
          室申請調檔。
    (三)本局秘書室依核准之調案單檢出檔案,以提供複製品者為原則
          。
    (四)申請借調之檔案已置放局外檔案庫房者,應於每周二及周四上
          午前送件申請調案,俾利至局外檔案庫房進行調案作業。
六、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆散、
    污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案
    內容之情事。
七、歸還檔案時,查檢歸還檔案齊全且內容無誤後,於調案紀錄上之歸還
    日期欄簽註還案日期,並俟所借調檔案全數歸還後,始得退回調案單
    ;如有第五點所定情事時,應於調案紀錄上載明事由,並簽報本局權
    責長官議處,其調案單不予退還。
八、一般檔案調案以十五日為限,機密檔案以七日為限,調案人需注意應
    歸還期限,如無法依限歸還檔案時,應於調案歸還日前向本局秘書室
    辦理展期,展期次數以三次為限,如有續用,應先歸還檔案後再行辦
    理調閱。
九、逾期未歸還之檔案處理原則如下︰
    (一)本局人員借調逾期未歸還之檔案,秘書室定期辦理稽催;經稽
          催二次仍不歸還時,將該借調人及稽催情形移請單位主管列為
          平時考核扣分之依據;經稽催三次仍未歸還時,本局秘書室將
          該調案人及稽催情形簽請局長處分,並暫停調案人再借檔案至
          歸還為止。但因業務需要,得由直屬主管(科長、主任)調檔
          。
    (二)依法調用或他機關逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦
          理稽催;經洽催三次仍不歸還時,應簽請機關權責長官處理。
十、調案人退休、調(離)職前,應將所有調閱檔案全部清查歸還,不得轉
    借。
    承辦他機關向本機關借調或因依法調用之檔案,其未屆滿歸還期限時
    ,應依相關規定列為職務移交事項。
十一、本局承辦人離職時,其離職單應知會秘書室。
十二、本要點奉局長核定後實施,修正時亦同。