您的瀏覽器不支援JavaScript功能,若網頁功能無法正常使用時,請開啟瀏覽器JavaScript狀態
跳到主要內容區塊
:::

法規內容

法規名稱: 臺中市政府都市發展局檔案管理作業要點
公發布日: 民國 101 年 12 月 18 日
修正日期: 民國 106 年 04 月 05 日
發文字號: 中市都秘字第1060051124號 函
法規體系: 臺中市法規/都市發展類
圖表附件:
法規功能按鈕區
壹、總則
一、臺中市政府都市發展局(以下簡稱都發局)為執行檔案法及其相關子
    法規定,健全檔案管理、促進檔案開放與運用,發揮檔案功能,特依
    據檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
二、本要點規範內容涉及檔案點收、分類編案、整理、保管、檢調、應用
    及機密檔案管理,除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外,
    依本要點之規定。
貳、點收
三、檔案法第二條第二款所指之管理程序,係指都發局公文業經取號、送
    請核判辦畢並送歸檔之程序。
    歸檔公文係包含公文程式條例所稱令、函、公告及其他公文。其他公
    文具有對外意思表示者如書函、開會通知單、公務電話紀錄及其他定
    型化文書;具有對內意思表示者如簽、報告、便箋、手令、手諭等均
    屬之。
四、紙本來文經轉製電子型式而完成線上簽核辦畢得不予歸檔,但下列案
    件仍須併同歸檔:
   (一)涉及個人權益者。
   (二)信證稽憑者。
   (三)非屬機關間行文者。
   (四)經都發局認定必須歸檔者。
    紙本來文應併同線上簽核案件辦理歸檔者,承辦人員應比照辦畢案件
    之歸檔程序編寫頁碼、分類號及保存年限等,並於公文整合系統註記
    改採線上簽核之紙本來文併同歸檔頁數,辦理線上簽核案件歸檔後,
    將紙本公文交予檔案管理人員點收。
五、送件歸檔:
   (一)承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因
         而未能於當日歸檔者,至遲於五日內歸檔。若有延後歸檔之必
         要時,應由承辦人員簽請單位主管核准後,辦理展延。
   (二)登記桌人員或總收發文人員應於公文整合系統內點選送歸檔或
         送檔案室後,至遲於二十四小時內將案件送交都發局檔案室點
         收。檔案管理人員應當場點收完畢,若有數量不符者,得將案
         件退回請其補齊歸檔。
   (三)歸檔案件以原件為原則,若因案件尚未辦結須以影本歸檔時應
         註明「與正本相符」等字樣並加蓋職名章始得歸檔。
   (四)已歸檔之案件,如須以影本抽換附件續辦之情形,應簽請局長
         核准始得為之。
   (五)歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁
         碼:
         1.依文件產生日期之先後順序,晚者在上,早者在下,依序編
           寫頁碼,並於頁面下緣明顯處編寫;文件若採雙面書寫或列
           印者,須有內文始得編碼。
         2.頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
         3.隨文歸檔之信封應編列頁碼。
         4.附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝
           訂者外,應併同本文連續為之。
   (六)歸檔案件頁數過多難以裝訂時,應使用束帶加以綑綁,或放置
         於固定箱盒或套袋。
六、附件歸檔事項:
   (一)附件為書籍型式者,應於書籍封面適當位置註明文號;如為抽
         存續辦或難以裝訂之附件,應於首頁或其外包裝適當處註明文
         號。
   (二)附件若由承辦人員另存辦理,應於簽核文件內註明。
   (三)附件以光碟片型式歸檔時,應放入附件封套,並於封套外註記
         年度號、分類號及文號。
   (四)承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。
七、歸檔案件查核依機關檔案點收作業要點第九點規定,歸檔案件如有
    要點所列之一者,檔案管理人員應退回承辦人員補正,並依下列各
    款辦理:
   (一)歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時,應由承辦業
         務相關人員查明補註,並在補註局蓋章,經單位主管核可後,
         併原案歸檔備查。
   (二)案件及附件未依規定蓋騎縫章或職名章及未編寫頁碼,退回該
         承辦人員補正。
    前項第二款所定騎縫章,得以騎縫密碼機加蓋機關英文縮寫點陣式
    騎縫或逕於頁面側邊作一次性騎縫。
八、確認點收:
   (一)檔案管理人員辦理點收作業,應就歸檔案件及歸檔清單所載內
         容與數量逐一詳細核對,經確認無誤後,於歸檔清單上註記點
         收日期並簽章,或蓋點收章備查。但歸檔清單以電子方式為之
         者,得免註記點收日期及簽章。
   (二)歸檔案件有微縮、影音、電子等媒體型式者,必要時應請承辦
         人員確認其內容無誤後彌封蓋章。
九、都發局人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其
    檔案應歸檔情形,檔案管理單位對於辦畢而未歸檔案件應辦理稽催。
參、分類編案
十、檔案依職掌之業務性質分類、綱、目、節,再依案件之內容編立案
    名及案次號。
十一、編立案卷應依下列規定辦理:
     (一)檔案管理人員應依據檔案分類暨保存年限區分表逐件查核案
           件分類號之正確性,發現繕寫錯誤時退回承辦人員更正。
     (二)歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容查檢,
           如有業務性質相同之檔案,應併於同一案名處理,查無前案
           可併者,應立新案,確立新案名。
     (三)卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期之先後賦予
           目次號,並編寫於各案件第一頁頁首適當空白處。
     (四)附件以隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原文加
           註或加蓋「附件另存」戳記,並在附件袋標記檔號、收發文
           號及放置區流水號後,再依放置區流水號順序存置;另編目
           時應在相關欄位內註明媒體型式、數量及附件存放位置。
肆、整理
十二、同一案卷內之案件,應按目次號大小,由小至大、由上而下,依
      序排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。
十三、整理檔案應注意下列事項:
     (一)案卷厚度以三至五公分為原則。
     (二)檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件必要
           者,得予保留。
     (三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
     (四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公
           文用紙,並經單位主管核可後併案裝訂。
     (五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持
           整齊。
     (六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,得
           以公文用紙襯貼,不得脫離原件。
伍、 保管
十四、檔案經整理後,應依機關檔案保管作業要點及檔案庫房設施基準
      之規定以下列方式辦理上架:
     (一)依據機關檔案保管作業要點第六點規定,永久保存與定期保
           存檔案得分置存放於不同檔案架。
     (二)依據機關檔案保管作業要點第三點規定,檔案保管依媒體型
           式不同分類分區管理,紙質類檔案應置於檔案架,攝影類、
           錄影音帶類及電子媒體類應置於防潮箱。
     (三)依檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至
           下直立排列。
     (四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
     (五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定期
           查檢有無標示脫落或需更改等情事。
十五、依據機關檔案保管作業要點第七點第三項規定,檔案應於外封盒
      或封皮白卷背脊處製作背脊標籤保存於檔案庫房,背脊標籤應明
      顯載明檔號、案名及保存年限等事項。
十六、依據檔案庫房設施基準第二點第一項及第二項之規定,檔案庫房
      設置二處,分別存放一般檔案及機密檔案,並與其他辦公室為不
      同空間上之區隔。
十七、依據機關檔案保管作業要點第八點第二項規定,置放檔案之外封
      盒及封皮白卷皆應符合去酸材質標準。
十八、依據機關檔案保管作業要點第十二點規定,檔案櫃、架應以標示
      牌區分年度或檔案類別。
十九、依據機關檔案保管作業要點第十四點規定,檔案庫房維護與整理
      由檔案室統一管理,並採單一出入口管制,非經許可不得進入。
陸、檢調
二十、依據機關檔案檢調作業要點第二點第一項規定,借調單位內檔案
      以與承辦業務有關者為限,並經單位主管核准。
      依據機關檔案檢調作業要點第二點第二項規定,因業務需要,借
      調他單位案件時,應先經單位主管核章後,送會原案件承辦業務
      單位主管同意,或簽請都發局一級主管核准始得為之。
二十一、法院來函調卷,業務單位依都發局調檔程序填妥調檔單後向檔
        案管理單位借調檔案,並由業務承辦單位函復法院,並授權單
        位主管代為決行。
二十二、依據機關檔案檢調作業要點第三點規定,借調時應避免使用檔
        案原件;有借調檔案原件之必要者,調案人應於線上申請時敘
        明必須借調原件之理由,經檔案管理單位核准後親自調取。
        調案人借調原件不得更改文件內容。
二十三、依據機關檔案檢調作業要點第八點規定,有權調閱之機關,調
        用檔案應備函載明法律依據、調用目的及調用期限,並踐行本
        要點第二十五點至第二十七點規定。
二十四、依據機關檔案檢調作業要點第十一點規定,調案人歸還檔案原
        件時,檔案管理人員應當場檢查檔案狀況,若有違反上開條文
        規定之情形,檔案管理人員應退還調案人,復原後再歸還。
二十五、依據機關檔案檢調作業要點第十一點規定,調案人歸還檔案原
        件時,若有污損、損壞等無法修復之情形者,檔案管理人員應
        於目次表上註記檔案狀況。
二十六、依據機關檔案檢調作業要點第十二點第一項規定,借調一般公
        文檔案應於十五日內歸還,借調建管檔案應於三十日內歸還,
        調用檔案應於調用期限內歸還。屆期如需繼續使用,應提出展
        期申請,依原借調或調用程序送權責長官核准,並知會檔案管
        理單位後,始得展延。
        前項展期以三次為限,屆滿三次仍須借調檔案者,應先歸還檔
        案管理單位並重新辦理借調或調用程序。
二十七、依據機關檔案檢調作業要點第十三點規定,檔案管理人員對於
        逾期未歸還之檔案應定期辦理稽催。
柒、應用
二十八、辦理申請閱覽檔案之審核方式如下:
       (一)一般公文檔案申請,業務承辦單位檢查申請案件是否符
             合規定,如有不合規定或資料不全者,應通知申請人七
             日內補正;逾期不補正或不能補正者,得駁回申請。
             申請案件之准駁,應自受理之日起三十日內以書面通知
             申請人。其駁回申請者,並應敘明理由。如有補正資料
             者,自申請人補正之日起算。
       (二)建管檔案申請,民眾填寫申請書並備妥所需文件至都發
             局檔案室或郵寄至都發局檔案室申請審核,如案件複雜
             需專業判斷,移交業務單位審核。
             檔案管理單位檢查申請案件檢附證件是否符合規定,如
             有不合規定或資料不全者,應通知申請人七日內補正;
             逾期不補正或不能補正者,得駁回申請
       (三)業務承辦單位辦理檔案應用申請案,應先檢視申請書內
             容,依機關檔案檢調作業要點規定向檔案管理單位辦理
             調案,並擬妥審核通知書併同申請審核表簽陳都發局權
             責長官核示後通知申請人。若其駁回申請者,應於審核
             表內敘明理由。
       (四)業務單位承辦人員同意或駁回申請時應填具檔案應用審
             核表交予檔案管理單位。若其駁回申請者,應於審核表
             內敘明理由。另經同意部份開放應用者,業務單位應製
             作檔案影本於必要處進行遮掩或抽離並於審核表內註明
             。檔案管理單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔
             案簽收單告知申請人。
二十九、申請人至檔案管理單位閱覽一般公文檔案時,應於指定日期
        親至指定處所閱覽、抄錄或複製檔案,並應出示審核通知書
        、備有本人照片之身分證明文件及其他相關證明文件,依規
        定完成登記程序後,始得進入都發局指定之檔案應用處所。
       (一)申請人應用檔案原件時,應由業務承辦單位指派人員陪
             同為之。
       (二)抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及
             其相關規定辦理。
       (三)業務承辦單位將檔案交付申請人使用,應請其於檔案應
             用簽收單簽名。出示下列文件經檔案管理人員完成登記
             程序後,始得閱覽檔案。
三十、檔案閱覽,一律在都發局檔案室檔案應用閱覽區為之,並應當
      日歸還;閱覽人如需暫時離開,應將檔案交予檔案管理人員保
      管,不得攜出閱覽處所。檔案閱覽完畢應予歸還,並由檔案管
      理人員點收。
三十一、閱覽時間除例假日及國定假日外,為星期一至星期五上午九
        時至十一時;下午二時至四時;如有其他特殊原因停止開放
        時,另行公告周知。
三十二、申請人未按既定時間至都發局檔案室閱覽檔案者,檔案管理
        人員應另訂時間再行通知。閱覽時間之改訂,以一次為限,
        未依規定閱覽時應重新辦理閱覽申請。
三十三、應用檔案應以使用都發局檔案室提供之設備為原則;如有使
        用自備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者,應
        於申請時載明,經許可後始得為之。
三十四、檔案管理人員得適時要求申請人不得攜帶筆、食物、飲料、
        刀片、墨汁及修正液等易污損或破壞檔案之物品。
三十五、檔案管理單位於收取閱覽費用時應開立收據。
捌、機密檔案管理
三十六、機密檔案,指依法規定列為公務機密之密件。
三十七、依據機密檔案管理辦法第四條第一項及第二項規定,業務單
        位承辦人員應使用都發局機密檔案專用封套裝封,並填寫封
        套上所列資訊項目,封口由承辦人彌封簽章後,送檔案管理
        單位辦理歸檔。封套所列案由不得略記為密不錄由,應記載
        不涉及機密內容之描述。
三十八、依據機密檔案管理辦法第六條規定,機密檔案應存放於機密
        檔案庫房內,並另備專用密件櫃保管之。
三十九、依據機密檔案管理辦法第七條規定,機密檔案庫房採單一出
        入口管制,依據機密檔案管理辦法第八條規定,機密檔案由
        檔案管理單位指定專人管理。
四十、依據機密檔案管理辦法第九條規定,借調單位內密件應經都發
      局一級主管核准,他單位密件應先經原承辦業務單位主管同意
      ,並經都發局一級主管核准。
四十一、依據機密檔案管理辦法第二十二條規定,業務承辦單位應主
        動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜。
        檔案清理時,檔案管理單位應主動提領檔案會業務單位辦理
        機密檔案之機密等級變更或解密事宜。
        經解密之檔案,由案件業務承辦人員填寫案由。歸檔時,其
        密件公文信封套應編入頁數。
玖、附則
四十二、檔案管理人員,應定時觀摩各機關檔案管理作業、參加檔案
        相關課程,精進檔案管理與作業品質。
四十三、檔案室申辦受理時間除例假日及國定假日外,為星期一至星
        期五上午八時三十分至十二時;下午一時至四時三十分;如
        有其他特殊原因停止開放時,另行公告周知。
拾、懲處
四十四、違反第五點,未於期限內辦理歸檔,經催告三次以上且無正
        當理由者,簽請核處申誡一次。
四十五、違反第九點,未依規定辦理歸檔且無正當理由者,承辦業務
        單位簽請局長議處。
四十六、違反第二十五點,無正當理由者,簽請核處申誡一次。
四十七、依據本要點第二十七點規定,經稽催三次仍未歸還且無正當
        理由者,簽請核處申誡一次。