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法規內容

法規名稱: 臺中市政府秘書處維護機密文書作業要點
公發布日: 民國 101 年 11 月 12 日
發文字號: 中市秘政字第1010013964號 函
法規體系: 臺中市法規/秘書類
圖表附件:
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一、臺中市政府秘書處(以下簡稱本處)為確保機密文書之安全,有效防
    範洩密事件發生,特訂定本要點。
二、本要點所稱機密文書,指公務文書、電子檔案資料或會議資料及其
    他經列為密件以上等級,有保密必要之文書。
三、本處各單位處理機密文書,應依國家機密保護法及其施行細則、機
    密檔案管理辦法、文書處理手冊、個人資料保護法及其細則及其他
    相關法令規定辦理。
四、本處各單位有關機密文書之維護、管理事項,除其他法令另有規定
    外,應依本要點規定辦理。
五、本處機密維護工作由政風室負責策劃、協調、推動及洩密事件之發
    掘與查處,各單位應全力配合執行,並受處長指揮與監督。
六、本處政風室每年底應檢討本年度機密維護執行成效,並據以訂定下
    年度機密維護實施計畫併入年度政風工作實施計畫。
七、本處各單位區分文書機密等級應依下列規定辦理:
(一)接收外部之機密文書應按原列絕對機密、極機密、機密、密之等
      級區分,不得隨意變更。
(二)本處內部創辦之機密文書,應列為密等。但涉及國家機密者,得
      列為絕對機密、極機密或機密。
(三)其他無需保密之文書,不得區分機密等級。
八、本處各單位變更機密文書等級應依下列規定辦理:
 (一)辦理各種機密文書,經區分機密等級後,各單位主管應督導所
       屬每年至少檢討一次,研析有無變更或註銷機密等級之必要。
(二)對於本處內部創稿之機密文書,經研析需變更或註銷機密等級者
      ,應由原承辦單位按規定辦理變更或註銷手續。
(三)接收外部之機密文書,認為有變更或註銷機密等級之必要時,得
      建議原發文機關辦理之。
九、本處各單位銷毀機密文書應依下列規定辦理:
(一)機密文書非經解密或逾保存年限者,不得銷毀。
(二)本處檔案管理單位每年應定期清查機密檔案一次。
(三)本處各單位辦理解密或逾保存年限文書銷毀,應先會知政風室,
      並簽陳處長或其授權人員核定後辦理。
(四)辦理解密文書或逾保存年限文書銷毀,承辦人應親自執行,不得
      假手他人,送至焚化爐應俟完全化為灰燼、送至紙漿廠應俟全部
      投入化漿池後才能離開,並應請政風室派員監毀。
十、本處各單位經核定之機密文書,應依下列規定事項加強管制作為:
(一)機密文書之分發,以其職務上必須持有者為限。
(二)機密文書應指派保密素養高、品德操守佳者專人管理,並設置安
      全性高之專櫃存放。
 (三) 機密文書未經簽陳處長或其授權人員核准,不得攜出本機關外。
(四)機密文書資料在解密前,不得提供外籍人士及一般民眾或廠商閱
      覽、抄錄。
(五)檢調單位因偵辦案件需要,來函請求本處提供之案卷,應先會知
      政風室,並簽陳處長或其授權人員核准後,始可借調。
十一、本處及各單位接收機密文書應依下列規定權限負責拆封:
(一)受文者為處長之文書,應陳處長親自拆封;受文者為本處之機密
      文書,應陳處長或其指定專責人員(單位)拆封。
(二)受文者為本處各單位之機密文書,由單位主管或其指定之專責人
      員拆封。
(三)受文者為其他人員之機密文書,逕交本人拆封。
十二、本處重大之施政、採購、會議等,政風室認有應列為保密必要者
      ,應協調業務主管單位以秘密方式舉行,並會同訂定重大專案保
      密措施據以執行。
      前項重大專案保密事項如下:
 (一)查核金額以上採購案件之招標過程。
 (二)人事升遷、考績、獎懲之評議過程。
 (三)尚不能公開各種議案之籌備、研商、檢討會議。
 (四)採購評選作業。
 (五)其他須保密之重大施政措施。
十三、本處各單位召開人事獎懲(含升遷、考績)、採購評選(審)、
      人事甄選或其他應保密之重大會議,應依下列規定辦理:
 (一)會場應選擇環境單純或有隔音效果佳之處所舉行,會議召開前
       ,承辦單位應確實檢視會場陳設及周邊,防止竊聽情事發生。
 (二)會議召開前,承辦單位應確實巡視會場周邊,並嚴禁閒雜人員
       留滯會場。
 (三)會議之機密等級,除用文字標示於有關資料外,會議主席應在
       會議之開始及終結時,以口頭宣布。
 (四)對參與人員資格應嚴予審查,會議資料應予編號,會議書面資
       料及會中發言內容,以限於與會人員需要知悉者為原則,不得
       抄錄、攝影、錄音或以其他方式傳輸現場影音,會後不得對外
       透露會議內容。
(五)會議資料於畢會時收回,非經許可不得攜離會場,並由服務人
      員檢視會場,對於遺棄之文件及廢紙,應回收絞碎或作妥善之
      處理。
(六)人事甄選之試題應作保密措施,防杜洩題造成考試不公之情形
      發生。
十四、本處公務通訊應依下列規定事項加強管制:
 (一)凡機密公務,嚴禁使用電話、手機、電子郵件傳達,對於民
       眾探詢或洽辦公務上屬秘密事項,應拒絕回答。
 (二)處長室、副處長室、主任秘書室、會議室等重要辦公處所,
       定期委託專業單位實施防竊聽、防偷錄之檢測,以免被裝置
       竊聽器、監視器,而造成機密外洩。
 (三)各單位應經常檢視電話線路有無異常,如發現異常裝置物,
       應保持現場完整,迅速通知政風室處理。
 (四)各單位舉行機密性會議,應由主席於會議之開始要求與會人
       員關閉手機,以防止機密外洩。
十五、本處各單位使用影印機及電話傳真機,應依下列規定加強管理:
 (一)各單位影印機或傳真機,均應指定專人負責管理。
 (二)因公務需要影印機密文書資料,應先經單位主管核准。
 (三)機密文書資料不得使用電話傳真機傳送,如因時效性有使用傳
       真機傳送之必要,應先電話聯繫,俟確認接收單位人員已在傳
       真機旁後,再行傳送。
(四)各單位應定期清查影印機、電話傳真機有無裝置記憶晶片,前
      述事務機器報廢時,應將記憶晶片取出銷毀後辦理報廢。
(五)碎紙機應放置在影印機、印表機旁,便於銷毀誤印、誤繕之廢紙
      ,影印機密文書如遇夾紙應即取出銷毀,以避免機密資料外流。
十六、本處各單位接待民眾、廠商、大陸人士等外賓,應依下列保密規
      定辦理:
(一)民眾或媒體記者來訪,不得在辦公室接待,應接待至會客室洽談
      ,以防止機密文件失竊。
(二)僱用廠商在本處辦公室修繕、佈置或處理雜物時,主辦單位應派
      員在旁監督,以防止機密文書遺失。
(三)接待國內、外來賓參訪,主辦單位應事先審查簡報或說明內容,
      避免提及機密事項,以防洩密。
(四)大陸人士參訪本處,接待單位應事先審酌參訪地點及提供之資料
      ,避免洩密,並知會政風室。
(五)具有政策性、重要性之新聞稿,以本處名義發布時,應簽陳處長
      或其授權人員核定後發布。
十七、本處各單位執行有關資訊安全管理事項,除應依據行政院及所屬
      各機關資訊安全管理要點辦理外,並輔以下列措施:
(一)有關資料之輸出、入,均應建立識別碼或通行碼等管制制度,並
      應視需要經常更新。
(二)連線作業管制使用終端機設備與其他機關主機連線作業者,應報
      請權責單位核准後,給與編號列入管制,並於系統中限制其可運
      用之範圍。
(三)資訊檔案應建立管理制度,除應分級管理外,具機密性質資料,
      應依規定加註機密屬性,輸出之機密性報表,亦同。
(四)儲存機密資料之磁碟片應指定專人管理,每日詳實紀錄調借使用
      情形,定期清點數量,並應利用防潮箱﹙櫃﹚存放,平日應上鎖
      妥慎保管。
(五)硬體介面卡及軟體程式作業,經權責主管核可後由資訊人員實施
      ,非經資訊人員同意,不得擅自更動介面卡及修改程式。
十八、本處政風室每年應針對各單位執行公務機密維護成效,會同各單
      位機密承辦人員實施定期與不定期保密檢查,檢查結果簽陳處長
      核閱後,就缺失建議改善部分,移請受檢單位策進。
十九、本處政風室每半年應針對各單位執行資訊安全管理成效,會同資
      訊管理人員實施稽核一次,稽核結果簽陳處長核閱後,就缺失建
      議改善部分,移請受稽核單位策進。
二十、本處發生洩密事件時,政風室應依有關法令規定之處理方式查處
      洩密人員責任,並迅速協調相關業務主管單位,研採補救措施。
二十一、本處各單位執行公務機密維護工作成效卓著之員工或單位主管
        ,由政風室簽報處長予以公開獎勵、表揚;推行不力致發生洩
        密情事者,依有關規定懲處。