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法規內容

法規名稱: 臺中市政府水利局文書作業規範
公發布日: 民國 101 年 05 月 30 日
修正日期: 民國 105 年 04 月 06 日
發文字號: 中市水秘字第1050021472號 函
法規體系: 臺中市法規/水利類
圖表附件:
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一、臺中市政府水利局 (以下簡稱本局)為提高公文收文、發文、會辦及
    承辦作業時效與行政效率,特訂定本規範。
二、本規範所稱文書,係指處理公務或與公務有關,不論其形式或性質如
    何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民之間往來之公文書、機關
    內部通行之文書,以及公文以外之文書而與公務有關者,均包括在內。
三、收文作業:
   (一) 受文者為本局之文件,除與公務無關之廣告信件外,總收文人員
        應辦理收文。受文者如為科室或本局同仁之文件,經當事人拆閱
        判斷與公務有關者,應交由總收文人員辦理收文。
   (二) 各科室登記桌人員應於上午九時三十分、下午二時三十分及四時
        三十分至秘書室辦理單位收文,並檢視秘書室公文交換櫃,以避
        免未及時領取公文,致影響承辦時效或延宕公務等情事。     
   (三) 科室收文後,如認為非屬該單位承辦者,先送該單位主管確認,
        並於工作時間四小時內以退文便簽連同公文陳請主任秘書裁定後
        ,退回本局秘書室總收文辦理改分或退文,不得逾時留置。
四、發文作業︰
   (一) 秘書室設總發文及監印人員,發文作業於上班時間均可辦理,惟
        應預留發文及監印人員作業時間,如當日點發之公文須以紙本文
        郵寄者,各科室登記桌人員裝封後,於次日上午九時前送秘書室
        統一郵寄。如有具時效性須當日寄出公文,應於下午四時前送達
        總發文,由秘書室當日派員至郵局寄件。
   (二) 科室簽發有時間性公文,如三天內將舉辦會議、會勘等緊急通知
        文稿,請承辦人應於稿面註明「已先行電話通知」或「文已先行
        傳真」,並加蓋職名章後,再送秘書室發文,以免耽誤公務時效。
五、會辦作業︰
   (一) 會辦文件應由承辦單位使用橘色卷宗夾送出,受會單位應視同速
        件辦理,並由受會單位承辦人或登記桌人員持送,會畢後應主動
        送下一受會單位,所有會辦單位均會畢後,請退回原承辦單位續
        辦陳核。
   (二) 各科室登記桌承辦人應隨辦隨送,系統登錄時間與公文文件送出
        時間不得超過三十分鐘。文件收、送截止時間為下午五時止,上
        班時間受文單位不可拒收。
   (三) 未取號之文件請登記桌人員一律設簿以人工登記簽收,以便追蹤
        公文流向與查詢。
六、承辦作業︰
   (一) 承辦人員考量案件性質需更改公文速別時,先陳送該單位主管核
        章同意後,再送總收文人員辦理更改作業。
   (二) 符合本府研考會核准之申請案件,科室登記桌人員分案時應點選
        正確公文次性質,俾利計算辦理日數。
   (三) 公文展期申請單、退文改分便簽應併同公文陳核及歸檔,如發現
        上述文件應歸檔而未依規定歸檔,除退回承辦單位辦理外,並依
        本府文書流程管理稽核要點規定簽報議處。
   (四) 因故會退之公文應由受會單位書面敘明會退理由,或向原承辦單
        位說明並獲同意後,再辦理會退。
七、其他︰
    本作業規範如有未盡事宜,悉依行政院頒「文書處理手冊」及本府「
    文書流程管理稽核要點」規定辦理。