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法規內容

法規名稱: 臺中市政府環境保護局檔案檢調作業要點
公發布日: 民國 100 年 03 月 24 日
修正日期: 民國 109 年 09 月 28 日
發文字號: 中市環秘字第10901109741號 函
法規體系: 臺中市法規/環境保護類
圖表附件:
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一、臺中市政府環境保護局(以下簡稱本局)為辦理檔案檢調作業,提升
    檔案管理效能,特訂定本要點。
二、本要點適用於本機關。
三、借調檔案以與承辦業務有關者為限,並經單位主管核准。因業務需要
    ,借調非主管案件時,先經本單位主管核章後,送會承辦業務主管同
    意後,或簽請本機關權責長官核准。
四、有權調閱之機關,調案檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及調
    案期間,請求機關提供。
    機關間借調檔案,應備函提出請求,並經本機關權責長官核准後辦理
    。
五、他機關借調檔案,應備函提出請求,並經本機關權責長官核准後辦理
    。
六、申請借調檔案,由調案人填具調案單辦理。調案單經核准後,由調案
    人送至檔案管理單位調案;線上調閱案件者,經權責長官線上確認其
    調案權限並同意後,再由調案人員依權責調卷。
七、機關內借調機密檔案,應填具調案單並經業務承辦單位主管核章後,
    送請本機關一級長官核准,再由調案人送至檔案管理單位調案。但屬
    國家機密者,除辦理該機密事項業務者外,應經原核定機關或其上級
    機關有核定權責人員書面授權或核准。
八、檔案調出後,檔案管理人員應作成調案紀錄,扼要記載調案人、調案
    單位、調案日期、案名、案由、文號、稽催情形、應歸還日期及歸還
    日期。
    前項調案記錄,得以紀錄卡、紀錄簿、電子或其他方式記錄之。
    第一項調案紀錄於其所載檔案銷毀或移轉後,始得銷毀之。
九、借調檔案應於十五日內歸還。屆期如需繼續使用,調案人應提出展期
    申請,並經單位主管或本機關權責長官核准後,向檔案管理人員辦理
    。展期次數超過三次,仍有必要使用檔案者,應先行歸還檔案後,再
    依規定辦理借調。機關間借調檔案,亦同。
十、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆散、
    污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案
    內容之情事。
    檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後,於調案單及調案紀
    錄上註記歸還日期,始將調案單退還調案人;如有前項所訂情事時,
    應於調案紀錄上載明事由,並簽報機關權責長官議處,其調案單不予
    退還。
十一、對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦理稽催;經稽催三
      次仍不歸還時,應簽請機關權責長官處理。
十二、機關人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其借
      調檔案情形。
      調、離職人員如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借。
      前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者,應依
      相關規定列為職務移交事項。
十三、本要點未盡之事項,依檔案法及其他相關規定辦理。