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法規內容

法規名稱: 臺中市政府衛生局服務台暨總機人員服務作業注意事項
公發布日: 民國 100 年 04 月 26 日
發文字號: 中市衛秘字第 1000800279 號函
法規體系: 臺中市法規/衛生類
圖表附件:
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壹、臺中市政府衛生局(以下簡稱本局)為提升服務台暨總機服務品質,特訂定本注意事項。
貳、適用範圍:本注意事項僅用於本局服務台及總機。
參、服務台
一、工作人員均佩戴識別證。
二、服務台、櫃檯均標示工作人員名牌。
三、工作人員服裝儀容合宜。
四、櫃台標示代理人。
五、工作人員隨時上網查看本局各項會議日程及收電子郵件(新聞稿),瞭解全局各項業務情形,以便協助引導。
六、工作人員服勤態度良好、和藹,答詢詳盡,且不離開工作崗位。
肆、總機
一、電話禮貌
(一)接話時,首先清晰報明「臺中市政府衛生局『您好!我姓○』或
臺中市政府衛生局『您好!我是○○○(姓名)』」等問候語。
(二)接話時先接受來電者簡單陳述並予過濾,確認洽辦單位或對象;如無法分辨業務,即轉接秘書室主任(2200分機),以便即時處理。
(三)轉接電話時說「幫您轉接○○○分機,請稍候」,等禮貌性用語。
(四)如轉接分機忙線情形,應向來電者委婉說明:「對不起,○○先生(小姐)正在電話中,請稍候再撥」或洽轉其他代理人。
(五)語氣謙和、熱忱。
二、 轉接技巧
(一)       確認受話人員或單位接通後,方可掛下電話。
(二)       熟悉各單位承辦業務職掌,並迅速轉接,必要時留下對方電話,轉達業務單位或承辦人。
(三)       倘若係市民陳請或檢舉案件,請依電話紀錄單(如附件)詳記內容,並立即陳核,以便有效處理。
伍、獎懲:本局服務台暨總機人員應切實依本注意事項執行相關服務事宜,如有違反者,將依「臺中市政府及所屬各機關公務人員平時獎懲標準表」及「臺中市政府及所屬各機關學校臨時人員進用及管理要點」處理。
陸、本注意事項經局長核定後實施,修正時亦同。