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法規內容

法規名稱: 臺中市政府推動使用公文傳遞箱袋作業規定
公發布日: 民國 100 年 02 月 14 日
發文字號: 府授秘文字第1000025842號函
法規體系: 臺中市法規/秘書類
圖表附件:
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一、    依據:
(一)   行政院秘書處訂定之文書處理手冊-捌、文書保密。
(二)    法務部政風司訂定之政風機構維護公務機密作業要點。
     目的:為嚴密臺中市政府(以下簡稱本府)公文送會及陳核流程安全,避免遞送過程中發生遺失、洩密或污損等情事。
     執行對象:本府所屬各級機關(以下簡稱各機關)。
四、    執行要項:
(一)   各機關公文陳判一層決行、送會其他機關、單位及傳遞交換作業,應一律使用本府規定之公文傳遞箱或公文袋,其作業方式如下:
1、     送會公文:負責送會其他機關、單位之公文人員,應將公文夾放置於公文傳遞箱或公文袋內,箱袋外面加鎖密封,並隨身攜帶鑰匙,至送達受會機關、單位時再行開啟辦理簽收作業;遞送途中非必要,不得擅自開啟公文傳遞箱或公文袋窺看,以防止資料外洩。
2、     交換傳遞公文:負責遞送公文之各機關、單位人員,應將公文夾放置於公文傳遞箱或公文袋內,箱袋外面加鎖密封,並隨身攜帶鑰匙,至送達收文機關、單位時再行開啟辦理簽收作業;遞送途中非必要,不得擅自開啟公文傳遞箱或公文袋,以防止資料遺失。
3、陳送一層決行公文:負責遞送公文人員,應將公文夾放置於公文傳遞箱或公文袋內,箱袋外面加鎖密封,並隨身攜帶鑰匙,至送達各一層辦公室時再行開啟辦理簽收作業;遞送途中不得擅自開啟公文傳遞箱或公文袋窺看,以防止公文內容外洩。
(二)    機密公文陳送一層決行、送會其他機關、單位及傳遞交換作業,應依規定以「機密文書送文袋」密封並加封籤後,置放於公文傳遞箱或公文袋內,再依前款作業方式辦理。
(三)    各機關應依本府所定之規格(如附件)購置公文傳遞箱或公文袋,並避免以其他花色及式樣之公文箱或公文袋取代,以求美觀及統一。
(四)    各機關員工對於擬議中之公文書,除經特許公開者外,應遵守公務員服務法第四條之規定,絕對保守機密,不得洩漏;職務上不應知悉或不應持有之公文資料,不得探悉或持有。
(五)    本府市長室、副市長室、秘書長室、參事室、參議室等辦公室登記桌檢還各機關已判行之公文資料,遞送方式仍請依前款作業方式辦理。
     追蹤考核:
(一)     各機關請加強宣導,並督導傳遞公文資料人員確依本計畫落實執行。
(二)     本府政風處應將本計畫列入年度公務機密維護定期檢查項目,以瞭解機關執行情形,如發現有因違反規定造成洩密情事者,將視情節追究相關責任。