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法規內容

法規名稱: 臺中市政府文書流程管理稽核要點
公發布日: 民國 99 年 12 月 28 日
修正日期: 民國 109 年 07 月 10 日
發文字號: 府授研管字第1090164000號 函
法規體系: 臺中市法規/研究發展考核類
圖表附件:
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壹、依據及適用範圍
一、臺中市政府(以下簡稱本府)為統一本府及所屬各機關公文處理流程
    ,增進各級人員自我管理精神,提高公文品質及行政效率,特訂定本
    要點。
二、本要點適用於下列機關(以下簡稱各機關):
   (一)本府各機關。
   (二)各市立學校。
   (三)市營事業機構。
貳、處理時限
三、各類公文處理時限如下:
   (一)一般公文:
         1、最速件:一日(但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成)
            。
         2、速件:三日。
         3、普通件:六日。
         4、限期公文:
           (1)來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦
                理,其處理時限包含假日計算在內。
           (2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期限
                者,該文得以普通件處理時限辦理。
           (3)變更來文所訂期限者,應聯繫來文機關確認,並留存公
                務電話紀錄或相關文書。
           (4)開會、會勘通知單等通知性質文書,其處理期限以所指
                定開會、會勘日期為準。
         5、專案管制案件或其他未明定回復期限之特殊性案件(包括計
            畫、規劃、研究、法規、調解、調查、審查、聲復等案件)
            ,各機關得視事實需要自行擬定處理期限,並陳報機關首長
            核准後依限處理。
         6、創簽稿案件應視為一般公文管制,且承辦人員應自公文整合
            資訊系統(以下簡稱公文系統)取號後始得送出陳核。創簽
            稿如欲銷號者,需敘明理由並由單位主管核准後送收發人員
            辦理銷號。
         7、會辦之案件,跨機關之受會期限為三日,機關內部之受會期
            限為一日,並依收發文程序辦理。
         8、副本收受機關,如文中無應辦或應回復事項,其處理時限得
            以普通件辦理。
   (二)人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件或立法委
         員質詢案件,應依相關法規辦理。
   (三)交辦列管案件,應依交辦列管機關所訂之預定完成期限處理,
         未訂期限時,依一般公文時效管制。
   (四)定期表報,應依各該表報所訂之填報期限處理。
四、一般公文處理時限之計算,除最速件應隨到隨辦外,應自機關總收
    文之次日起至結案之日止,例假日得予扣除。但不含差假日數。
五、限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監察案件或
    其他依法令另有規定期限之公文,其辦理期間假日不予扣除。公文
    處理時限之末日如為假日者,則以該日之次一工作天為時限之末日
    。

六、一般公文之最速件、速件及普通件於結案後計算使用日數時得扣除下
    列日數:
   (一)府一層之核閱時間,得扣除日數。
   (二)送會本機關以外機關者,從送會之日起至會畢之日,其期間得
         予扣除。
   (三)因不可歸責於辦理機關之事由(如公文系統服務廠商、電信服
         務業者、廠商施工、颱風、火災、水災、駭客攻擊等)致公文
         系統服務中斷或暫停者,得提出相關佐證資料並扣除等待修復
         期間。等待修復期間未滿半日者,不予扣除;超過半日,不滿
         一日者,扣除半日。
七、下列文件,應併案辦理:
   (一)各件公文案情相同者。
   (二)同一案情之正副本。
   (三)對其他機關來函查催案件,而仍待辦者。
八、併辦案件以首件收文進行管制,其餘併辦公文雖得存查,其應附隨
    首件收文併檔處理,首件公文之擬辦意見中應敘明擬併案文號與併
    案理由。
    前項首件公文如已存查,機關再次收受相同案情公文時,其後續收
    受之公文仍應簽准後始得存查。
九、彙辦案件來文均不得存查,前件彙辦公文併入後件,待最後一件
   (末件)來文時,以末件為基礎,計算彙辦案件時效終點,末件公文
    之擬辦意見中應敘明擬併案文號與併案理由。
十、除最速件隨到隨辦外,速件、普通件應依據時限,參照本要點處理
    各階段流程,由各機關訂定每一過程之可使用時間,作為稽催準據
    。
十一、公文改分作業應依下列規定:
     (一)公文改分作業應於收文起工作時間八小時內退回總收文改分
           ,遇有分文爭議案件,應指定專人協調並以最速件判定,俾
           提昇效率。
     (二)改分公文之管制或統計時效起算點,仍以總收文原登錄收文
           日期為準。
     (三)機關間或機關內之單位間涉及改分及移文作業未於工作時間
           八小時內完成者,得依本要點第三十五點專案簽報議處。

十二、限期公文之管制:
     (一)訂有處理期限之案件,未完成來文應辦事項前,不得結案。
     (二)來函要求調查、研提計畫之案件,短期內無法完成,經擬定
           預計完成期日,由機關首長核准後,知會收文人員更改辦理
           期限,依核准之預計完成期日比照限期公文列管。
十三、下列情形之公文,得簽擬存查:
     (一)無轉行或答復必要之文件或例行准予備查之文件表報。
     (二)本機關蒐集或受贈與之參考資料。
     (三)屬通知、參考性之文件。
     (四)依來函規定無須採函文答復(例如利用郵寄、電子郵件、網
           路通報、傳真或電話等方式),於辦理完成後簽註辦理結果
           併同檢附相關回復資料者。
     (五)彙、併辦案件於彙併辦過程中所收受之文件,於擬辦意見中
           敍明併案理由後併入主案者。
     (六)請款、核銷案件,完成相關程序者。
     (七)依規定得予存查之案件。
參、管制範圍
十四、全程管制:
      必須遵守公文處理時限規定,自收文(或創簽稿)至發文(或存查
      )、歸檔,全程列入管制。

十五、全面管制:
     (一)各機關內部單位均應列入管制範圍,即無論總收、總發文件
           ,或機關收文、機關發文、創簽、創稿(或存查)均應列入
           管制。
     (二)各機關均應實施文書流程管理,以求全面配合。
肆、公文稽催及權責劃分
十六、機關單位主管人員責任:
     (一)在權責內核准展期案件,對逾時案件未辦展期者,應督促承
           辦人妥適處理。
     (二)確實掌握屬員之公文辦理情形,於期限屆滿前督促辦結,以
           有效預留其他流程的處理時間。
     (三)部屬差假時,應督促職務代理人確實負起代理責任,於時效
           內辦妥公文。職務代理人因特殊情形,無法代為處理時,應
           責由主管科(組)長(或指定人員)負責處理,職務代理人
           或其主管科(組)長均因差假不能處理公文時,應由機關首
           長或其代理人,負全責作適當處理。
     (四)對涉及二個以上機關案件,宜與相關機關商定作業原則後再
           行處理,避免因往來會辦而延誤時效。
     (五)對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者,得核准調整
           來文處理速別,或指定授權人員核准調整之。
     (六)對逾處理時限三十日之待辦案件,應向上級主管報備,並會
           專責管制單位處理。
     (七)配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議,共同檢
           討改進單位文書流程,並適時提出公文時效優劣案件獎懲建
           議、調整承辦人員工作量分配等事項。
十七、專責管制單位責任:
     (一)每星期應查詢登記桌一次,發現錯誤,應指導改正,並定期
           辦理逾期報表查催,承辦單位仍延不辦理及答復原因者,以
           故意積壓公文論,簽報議處並限期清理,追蹤至結案為止。 
     (二)對超過辦理期限一個月之未結案件,應予清查並作個案分析
           ,防止積案發生。
     (三)必要時會同有關人員實施抽查,如發現應辦而存查案件,除
           退回承辦單位辦理外,並按情節輕重簽處。
     (四)檢討稽催作業缺失,提請改進。
     (五)綜合統計分析管制成果應對內公布,並視需要提報主管會報
           、業務會報,同時建議獎懲,或視需要舉行文書流程管理研
           討會議,與文書、業務及檔案等相關單位共同檢討改進。
     (六)彙整公文時效統計資料,依限提送臺中市政府研究發展考核
           委員會(以下簡稱研考會)。

十八、承辦人員責任:
     (一)每日應進入公文系統,檢查有無逾期公文(含受會公文),
           確實掌握收文資訊(例如公文性質、限辦日期等)及文書處
           理時效,對經辦文件確遵文書處理手冊規定辦理,基於自我
           管理原則,確保公文品質與時效,並依規定期限辦結。自收
           文起至發文止,應負文件全程各階段查催之責(應留存公務
           電話紀錄或行文催辦等)。如查催發生困難時,應即簽報,
           必須展期時,報請權責主管核准。
     (二)接獲研考人員逾期未結案件報表,應逐案查復,迅予清理,
           不得延宕。
     (三)對有時效性案件應親自持會,同一案件請二個以上機關核會
           時,應複製(影印)同時送會。
     (四)無論送會或受會均應管制時間,如不能依限退回時,受會機
           關應將原因、理由及預定會畢時間通知送會機關。
     (五)公文未經收發人員登錄不得私自收受,應辦案件不得簽辦存
           查,或先簽存查再以創稿發文。
     (六)各層級人員就其承辦業務應主動檢討作業程序,簡化工作流
           程,以提升公文處理時效。
十九、收發人員責任:
     (一)每星期應將逾期未結案件事前檢查週報表送承辦人員填報,
           除府一層列管案件之核章應至機關首長外,餘陳核單位主管
           參處。
     (二)逐日檢查公文處理紀錄,管制登記機關內每一案件的處理過
           程與使用時間。
     (三)對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者,應
           依規定辦理稽催,並將查催資料提供單位主管參處。
     (四)配合研考人員辦理調卷分析需要,提供必要的資料。
     (五)公文系統正確登錄及修訂收文資訊(例如本別、公文性質、
           主旨、限辦日期等)。
二十、展期申請:
     (一)一般公文未能於規定時間內辦出時,承辦人員應於屆滿辦理
           期限前申請展期並以二次為限,第一次展期不得超過原預定
           結案日期一倍,需由單位主管核准,第二次展期日數,依案
           件實際需要提出,不得超過累計總辦理日數三十日,需由機
           關首長或首長授權之主管核准。但因情形特殊,必須辦理超
           過總辦理日數三十日時,應簽經市長核准,並知會機關研考
           人員列入管制。
     (二)府一層列管案件之展延以一次為限,不得超過十日(含假日
           ),應由機關首長親核。
     (三)限期公文如聯繫來文機關未獲同意變更原處理期限者,應辦
           理展期手續,並以逾期案件統計。
     (四)專案案件之展期,應由機關首長核准,並知會機關研考人員
           列入管制,每次展期日數以不超過六個月為限。
     (五)展期必須確屬需要,各權責主管應從嚴審核或提示處理原則
           ,避免展期。
     (六)辦理展期之公文以逾期案件列計,逾期案件經辦理展期後,
           如公文實際有積壓事實者,仍應負積壓責任,不得以曾提出
           展期作為申復理由或拒絶申復。
伍、專案管制案件
二十一、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦之複雜案件,以「案」為管
        制單元。
二十二、專案管制案件成立要件:
       (一)實質要件:需長時間多方面研議且需時三十日以上始可辦
             結之複雜案件,如涉及政策、法令或需多方會辦、分辦始
             能定案者,可列為「專案管制案件」。
       (二)程序要件:
             1、須於原件處理時限屆期前依規定提出申請,一次申請之
                期限不得超過六個月。
             2、如因機關首長或主管書面指示而符合專案管制實質要件
                者,申請時間不受前目限制。
             3、應由承辦單位敘明專案名稱與申請理由,並訂定作業計
                畫及預定完成日期,送機關研考單位審查,簽請機關首
                長核准後,由機關研考單位負責管制,並由承辦單位定
                期提報執行情形至結案為止,如超過預定完成時間,仍
                應申請展期。
             4、因案件數量眾多,且符合前述規定者,可以通案方式簽
                請機關首長核可,不必逐一提出申請。
二十三、專案管制案件不列入一般公文數量與時效統計。
二十四、預計能在三十日內辦結之案件及限期公文、府一層列管案件、
        立法委員或市議員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民
        陳情案件及監察案件已具專案性質,均不另列為專案管制案件
        。各機關應嚴格審查,以防氾濫,並予詳細登記,以備檢查。
二十五、經機關研考人員列管之專案管制案件應由承辦單位按時填報執
        行情形至結案為止,逾期按情節輕重簽請懲處。
陸、人民申請案件
二十六、本府人民申請案件應依照臺中市政府處理人民申請案件作業要
        點相關規定確實辦理。
柒、公文檢核
二十七、各機關研考人員每月應實施公文總檢查一次,將上月份公文處
        理成績月報表及申請案件辦理情形統計表,按月提送本機關業
        務會報或相當性質之會議報告,並於規定時間前送研考會備查
        。
二十八、各機關研考人員每月公文總檢查後,對逾期公文應調卷分析各
        階段處理時間,並送積壓責任人員申復逾期理由及檢具相關文
        件,申復人員未如期申復者,研考人員應即逕行判定逾限責任
        。判明有逾限責任或有積壓情事者,應按情節輕重簽報機關首
        長核辦。

二十九、各機關應於每月月底前依臺中市政府各機關公文管考作業自主檢
        核表自我檢核,並簽請機關首長或其授權主管核准後存檔備查;
        各機關對所屬機關之公文登錄及管考作業每年應定期檢核一次,
        如公文檢核成績甚差或異常者,應隨時派員輔導或實施作業講習
        。
        前項臺中市政府各機關公文管考作業自主檢核表由研考會另訂之
        。

三十、各機關每年應至少辦理一次與公文管考業務相關之教育訓練或宣
      導課程。
   前項訓練或課程實施對象可針對業務權責分別進行重點訓練;另
      應針對新進人員即時輔導文書流程管理作業正確觀念。
三十一、本府對各級機關公文之處理情形,應隨時查考,必要時得舉行
        公文處理成效檢核,其執行計畫,由本府相關權責機關訂定實
        施。

捌、獎懲
三十二、各機關對各級處理公文人員,應嚴加考核,經個案或個件分析
        結果,得對文書流程管理之重大績效或缺失進行專案獎懲。

三十三、有下列情事之一,得專案簽報獎勵:
        (一)公文處理數量、速度、品質且內容難易度等方面均表現優
              良者。
        (二)辦理非例行性且有相當難度之公文,表現優良者。
        (三)登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實且於文書流程管
              理制度之落實推動有重大貢獻者。
        (四)辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
        (五)文書流程管理制度之革新或改進建議,經採行確具績效者
              。
三十四、各機關研考人員針對逾期公文應按情節輕重,依臺中市政府公文
        處理逾限懲處標準表(附表一)擬具懲處種類,簽報機關首長核
        定。
        前項逾期公文如因公文繁複費時或因業務量過多,確難如期完成
        ,若能檢具相關資料證明業已積極處理者,得參照懲處標準酌予
        減輕或免予處分。
三十五、有下列情事之一,得專案簽報議處:
        (一)登錄不確實、統計不確實、未實施各種分析致文書流程管
              理原則不能落實者。
        (二)無故積壓公文情形嚴重者。
        (三)損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
        (四)違反分層負責規定者。
        (五)無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日者。
        (六)改分或移文作業逾工作時間八小時且嚴重影響案件處理時
              效者。
        (七)會簽公文無故逾一倍之公文時效者。
        (八)承辦人員無故未將判發之文稿送發文,逾一日者。
        (九)對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。
        (十)對研考人員填報之稽催報表未予答復達二次以上且無正當
              理由者。
        (十一)擅將公文交他人閱覽、抄錄影印或未經核准電遞、傳真
                者。
        (十二)應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者經糾正再
                犯者。
        (十三)逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。
        (十四)對公文登記及查催資料作不實之記錄或未經權責主管核
                准擅改紀錄者。
        (十五)人民申請案件因缺漏要件無法辦理時,未即一次詳加註
                明通知補正者;人民申請案件展延一次仍未辦結,經糾
                正仍未改善者。
        (十六)專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重
                大者。
        (十七)針對有時效之應簽辦事項,視為限期公文,如有應簽辦
                而延遲簽辦致生重大延誤者。
        (十八)違反本要點或文書管理之相關規定而屬情節重大者。
三十六、針對逾期且已達懲處標準之公文,其行為雖未達申誡程度,惟
        有糾正必要者,得予以書面糾正。
        同一人同一年內因公文逾期而受書面糾正達三次者,記申誡一
        次,由研考人員於每年度終了之次月統計完畢,並送人事單位
        辦理,同時報送研考會備查。

三十七、承辦人員或各級核稿人員未於簽章上記載日期時間,以其上一層
        級人員簽註之日期時間為其簽註之日期時間。
三十八、直屬主管有下列情形之一,應負連帶責任:
        (一)明知屬員有逾限情事,未積極督促辦理,致有重大逾限情
              事者。
        (二)對屬員應簽辦而予以存查之案件,批准且未持續督促辦理
              ,致延誤公務者。
        (三)對屬員處理流程明顯之疏失未予糾正,致生嚴重逾限情事
              者。
        (四)對各類有時效性之送判公文,未能儘速核閱或督促,致重
              大違誤逾期者。
        前項連帶責任之懲處,以不超過承辦人員之懲處額度為原則。
三十九、本府公文各階段處理時限參考表如附表三。