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法規內容

法規名稱: 臺中市政府臺灣大道市政大樓會議室使用管理要點
公發布日: 民國 99 年 12 月 27 日
修正日期: 民國 104 年 02 月 05 日
發文字號: 府授秘廳字第1040029854號 函
法規體系: 臺中市法規/秘書類
圖表附件:
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一、臺中市政府(以下簡稱本府)為有效充分運用臺灣大道市政大樓各會
    議室,並妥善管理維護,特訂定本要點。
二、本要點所稱會議室:
   (一)本府臺灣大道市政大樓四樓集會堂。
   (二)惠中樓:三樓三○一會議室、四樓四○一會議室、六樓六○一
         會議室、九樓九○一會議室及九樓市政廳。
   (三)文心樓:三樓三○三會議室、八樓八○一會議室。
   (四)其他建置供各機關申借之公用會議場所。
三、本要點之主管機關為本府,管理機關為本府秘書處(以下簡稱秘書處
    )。
四、會議室除經本府專案核准者外,以提供本府各機關上班時間召開會議
    、研討會、講習或其他經核准之聚會使用。
五、各機關申請會議室,應於使用日前十日至六十日內(不含例假日)利用
    本府會議室線上預約系統逕行登錄借用,如於會議室線上預約系統非
    開放時間須借用會議室,得以書面申請書向秘書處提出申請,並採先
    登記先使用之原則辦理。但遇特殊情形,秘書處得於各機關登錄使用
    日一日前註銷並優先調用。
六、登錄借用時間後,應按登錄時間如期使用會議室,如有異動或取消情
    形者,應於三日前自行登錄線上預約系統或書面通知秘書處更正或取
    消。
七、借用機關使用會議室三日前,應知會秘書處所須使用之設備,使用後
    應立即回復原狀及清潔場地,如有損壞、汙漬或其他破壞行為,應負
    損害賠償責任。
八、會議室借用機關應視會議(活動)需要事先規劃及設置暫時性垃圾投置
    區,作好垃圾分類,並於會議室使用結束後,自行負責垃圾清運。
九、借用機關請自行備妥立牌引導參加人員至各會議室,勿於各會議室牆
    面張貼海報或其他宣傳品。
十、會議室線上預約系統開放期間,借用機關不得以下列不當借(使)用情
    形,致影響他機關使用權益:
   (一)借用機關同時借用數間會議室卻未實際使用。
   (二)借用機關同時借用數個使用時段卻未實際使用。
   (三)其他不當占用、借(使)用情形。
十一、秘書處得不定期對臺灣大道市政大樓會議室實施使用現況抽查,如
      有違反本管理要點規定或其他有違公平使用原則者,以借用機關之
      承辦單位(科、組、室等)為記點對象,每次予以記點一次,同一年
      度內累計計點達三次,停止借用本府臺灣大道市政大樓各會議室三
      個月。
十二、集會堂申請時應遵守之規定如下:
     (一)集會堂以提供本府機關申請使用為原則,非本府機關不得申
           請;倘為本府機關與其他政府單位或民間團體、機構配合辦
           理之會議(活動),其申請借用相關程序仍應由本府機關辦理。
     (二)如本府機關借用有下列情形之一者,應另檢附申請書及其他
           應備文件(如專簽、切結書、安全維護人員名單等)供秘書處
           審核:
           1、借用時段為例假日、國定假日、平日夜間等非上班時間。
           2、辦理非屬本府機關主辦、共同主辦、合辦之活動。
十三、集會堂之使用時間及各項收費基準如附表。但符合下列情形者,得
      減免相關費用:
     (一)本府各機關主辦、共同主辦或合辦之活動(不含受託申請)免
           繳納場地使用費、佈置、彩排及撤場費(以下簡稱為各項費用)
           、電力使用費及保證金。
     (二)由本府各機關備文擔任協辦單位者,各項費用依收費基準表
           減半收取,電力使用費、保證金則全額收取。申請使用集會
           堂之各項費用、電力使用費及保證金,應於使用日三日前繳
           納,始得使用。
     (三)借用申請案已送秘書處審核者,如有本府各機關擔任主辦、
           共同主辦、合辦及協辦之異動,應於使用日七日前將相關文
           件送秘書處辦理變更。
十四、集會堂之退費規定如下:
     (一)申請單位無法如期使用,應於使用日三日前,以書面通知秘
           書處取消使用,其所繳納之各項費用、電力使用費及保證金
           ,無息退還。
     (二)未於前款規定期限通知者,按所繳納各項費用總額之二分之
           一無息退還,另電力使用費及保證金全數退還,但不可歸責
           於申請單位之事由,除已另議使用時間外,無息退還。
     (三)前兩款情形,申請單位應於原因消滅次日起三十日內檢附相
           關事證,申請退還。
十五、集會堂使用時應遵守之規定如下:
     (一)集會堂使用以辦理政令宣導、公益、文化、社教等活動為原
           則。
     (二)經專案核准於非上班時間申請集會堂辦理活動,借用機關於
           活動結束後,應自行清運垃圾,勿留置於會場或大樓其他空
           間。
     (三)電力使用範圍為舞台插座110伏特外接電力最大值為20安培
           及音控室配電箱220伏特外接電力最大值為100安培,有電力
           使用之需求應依規定提出申請,經核可後始得裝接,用電大
           於上述安培數者,應自備發電機。
十六、本要點所需書表格式,由秘書處另定之。